Pengalaman adalah sesuatu yang selalu ingin kuucapi terima kasih.
     Tidak selalu yang semakin tua pengalamannya lebih banyak. Mayoritas orang mengatakan seperti itu karena biasanya para orang tua dianggap telah banyak menikmati asam garam. Tetapi kita yang muda-muda, benar nih nggak punya banyak pengalaman? Mmm, siapa bilang? Usaha dan apa yang kita lakukan sekaranglah yang akan memberikan pengalaman itu nantinya.



     Aku bukan orang yang senang mengambil kesempatan.
     Bukan karena malu maupun tidak percaya diri. Sungguh, tidak optimis adalah sesuatu yang jarang aku temui dalam kamus kepribadianku. Aku lebih kerap berpikir untuk memberikan kesempatan pada yang lain, pikiranku sering kali berucap “wah aku mau tuh, tapi ada temen nih dia kayanya mau banget” atau “yah ntar kalau aku ikut, nanti dia gimana?” dan hal-hal lain semacam itu. Jadilah potensi diriku yang aku yakini jarang memaksa untuk mengambil alih kesempatan itu.
     Sedikit payah memang, tapi entahlah aku lebih nyaman dengan seperti itu dibanding nanti memiliki perasaan bersalah karena seolah mengambil hak orang lain, meskipun jelas tidak.

     Namun entah bagaimana hari itu berbeda. Februari 2016 lalu.
     Seorang kawan menawariku hal tak terduga, “Kamu mau nggak jadi ketua lomba mading NBC?” melalui chat line. Aku diam, cenderung terkejut. Salah satu alasannya sudah pasti karena aku adalah anggota jurnalistik. Selanjutnya dengan tanpa ragu dan satu motivasi besar, aku mengiyakannya.
     Motivasi itu adalah (dengan menyebut asma Allah Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang) aku ingin belajar. Sebuah hal baru yang kuidam-idamkan, proses yang ingin aku lalui perjalanannya, teman dan kejutan yang ingin aku jadikan pengalaman. Aku ingin mencobanya.
     Sebelumnya aku tak pernah melakukannya. Paling-paling kalau dalam event aku hanya menjadi sie acara, perkap, atau yang lain yang hanya biasa, begitu-begitu saja. Paling juga sebagai wakil, itupun kalian kan tahu kalau wakil jarang “berkecimbung” banyak di sebuah acara. Tetapi hari ini aku menyanggupi tawaran temanku itu. Lomba Mading untuk SMP? Se-DIY? Yang benar saja.

     FOKUS UNTUK SATU
     Lomba Mading NBC 2016 adalah salah satu rangkaian lomba kegiatan Namche Basketball Championship yang pada tahun ini ialah kali pertama diadakan. Bertemakan “ENVIRONMENT (Para Pahlawan Lingkungan)” karena mengusung nama sekolah kami yang memiliki semangat adiwiyata. Kegiatan NBC 2016 dilaksanakan selama seminggu pada 4 – 10 April 2016 yang berlokasi di GOR AAYKPN. Sedangkan lomba madingnya sendiri pada rencana awal akan diadakan pada 8 April 2016 di SMA N 6 Yogyakarta. Akan tetapi pada perjalanannya diubah menjadi tanggal 10 April 2016.
     Sayangnya hal yang tidak aku perhatikan adalah waktu pengadaan kegiatan ini.
     Padahal di sisi lain aku juga mengikuti sebuah event lain yaitu TOP UP (Try Out Pelajar Untuk SMP) 2016 yang dilaksanakan juga oleh sekolahku. Pelaksanaannya pada 27 Maret 2016. Tentu saja ini tidak mudah karena sejak awal banyak fokusku tercuri untuk kegiatan TOP UP, belum juga di sela-sela itu terkadang harus beberapakali mengerjakan tugas OSIS.
     Ketika berada dalam masalah seperti itu aku benar-benar geregatan tidak tertahankan. Ke sana kemari izin tidak mengikuti pelajaran karena berbagai macam hal, berlari-lari mengejar tanda tangan, menghubungi orang, mencatat, dan sebagainya. Sampai-sampai teman-teman sekelasku menyebutku “tukang skip” saking kerapnya aku menghilang ketika jam pelajaran.
     Tentu saja hal paling sederhana yang dapat aku lakukan adalah menyusun timeline, apa saja yang perlu aku lakukan dekat-dekat ini. Semua kususun. Tapi jujur saja, sebenarnya tidak banyak membantu. Kadang dalam sehari pikiranku bisa bercabang-cabang. Ditambah lagi saat masa Ujian Tengah Semester (UTS) datang. Waktu belajarku sebagian harus dipotong untuk memikirkan bagaimana NBC, TOP UP, dan beberapa hal lain yang perlu kukerjakan.
     Maka memang timeline tersebut butuh aku abadikan dalam buku agenda yang telah membagi tiap hariku ke dalam jam-jam penting tempat aku mengerjakan kewajibanku. Ini hal praktis yang cukup membantu. Serta tentu saja bekerjasama dengan beberapa pihak yang bersangkutan. Seperti misalnya pada kegiatan TOP UP ketika aku menjadi sekretaris. Saat mendekati tanggal 27 Maret ternyata beberapa kali aku harus disibukkan dengan persiapan NBC juga, maka aku memohon bantuan dengan salah satu temanku yaitu Evinda yang merupakan partner nyekre (sekretaris II) bersedia membantuku dan mem-backup ketika aku sedang tidak mampu mengerjakan tugas dengan maksimal.
     Sehingga belajar dari hal itu, aku akan memperhitungkan banyak hal sebelum melakukan sesuatu, membuat timeline agar semuanya tertata. Tetap fokus pada apa yang ingin dikerjakan dan tidak menyepelekan salah satu hal. Oleh karenanya, terima kasih, pengalaman.


     MENJALIN KOMUNIKASI
     Mengerjakan sebuah acara semacam ini mungkin sedikit membingungkan untukku. Ini benar-benar baru! Sebuah lomba Mading yang merupakan cabang dari kumpulan lomba besar, tentu saja membuatku agak merinding.
     Karena ini merupakan acara “selipan” maka bentuk kepengurusan NBC terbagi menjadi “panitia basket”, “panitia fotografi”, dan “panitia mading” tentunya. Dalam kegiatan ini, sesuai dengan title acaranya yaitu Namche Basketball Championship maka “panitia basket” menjadi panitia inti yang membawahi keseluruhan panitia, termasuk juga panitia mading.
     Untuk itu beberapa pembahasan yang dilakukan oleh panitia mading juga perlu dikoordinasikan dengan panitia inti. Pelaksanaan acara, sistem penentuan finalis, serta pengumuman pemenang di puncak acara. Kesemuanya butuh perencanaan yang matang. Dalam melaksanakan semua itu, perlu adanya kerjasama antara seluruh personel di kepanitiaan.
     Sebenarnya ada beberapa hal dalam perjalanan kami mengenai hal ini, yaitu kurangnya komunikasi yang dibuat oleh kami selaku panitia mading dengan panitia inti. Sehingga mengenai batas-batas penugasan, mengenai hak dan kewajiban, serta hal-hal lainnya belum terbahas secara terinci. Akibatnya untuk beberapa kali terjadi miss communication.
     Hal ini memberikanku pengalaman yang tiada terkira. Sungguh, untuk selanjutnya pada kondisi lain hal ini dapat menjadi referensi. Kuucapkan terima kasih kepada pengalaman.

     BERTANYA DAN MENDENGARKAN
     Rapat fullteam yang aku adakan kedua kali adalah sangat dadakan, saking dadakan sampai-sampai sangat dekat dengan waktu yang sudah dijadwalkan untuk pembukaan pendaftaran. Ada beberapa hambatan yang membuatku harus menundanya.
     Pertemuan hari itu terjadi di Wisma Hartono dekat sekolahku.
     Kami merancang segala sesuatu mengenai persyaratan pendaftaran, sistem pendaftaran, dan hal-hal yang berkaitan dengan cara menyaring peserta. Bagiku hari itu cukup mengharukan apabila dikenang, sebab pada kenyataannya itu merupakan pintu untuk perjalanan kami setelahnya. Ada banyak hal yang awalnya telah aku konsep bersama wakil, sekretaris, dan bendaharaku di sana ditambahi-dikurangi maupun diubah.
     Langkah publishing menjadi yang paling penting untuk dilakukan saat ini. Apalagi secara kepanitiaan, pengurus mading hanya sekitar belasan orang yang mampu dimaksimalkan, sehingga semua pihak diharap dapat bergerak untuk ikut mempromosikan event ini. Mulai dari memasukkan surat pemberitahuan ke sekolah, menghubungi tim jurnalistik siswa-siswi, berkomunikasi dengan guru-guru Bahasa Indonesia atau semacamnya, juga melakukan publish melalui media sosial. Semua itu kami susun dengan rasa percaya diri dan semangat akan adanya event ini.
     Di tengah-tengah momen santai setelah rapat kututup, hadir salah seorang teman yang merupakan jagoan publish. Wah, harusnya aku tidak memujinya seperti itu. Tetapi sungguh benar sih. Namanya Varrel, dia menjadi koor untuk tim publish TOP UP. Ketika datang di antara kami, ia memberikan banyak kritik dan saran untuk kegiatan promosi event ini. Salah satunya yaitu pemanfaatan event TOP UP untuk dijadikan sasaran publishing. Karena acara tersebut adalah untuk siswa-siswi SMP maka tepat sekali kalau kami memanfaatkan kegiatan tersebut dengan cara membagikan brosur/pamflet lomba Mading NBC.
     Selain itu, ia juga mengusulkan adanya penambahan target peserta, hal ini dilakukan agar nantinya anggaran pemasukan dapat lebih banyak untuk menanggulangi biaya pengeluaran. Usulan tersebut cukup menggoda kami, baiklah, tentu saja lebih sulit kalau kami menambahkan kuota peserta. Tetapi demi membantu pendanaan sepertinya itu juga ide bagus.
     Menurutku bertanya dan mendengarkan orang lain menjadi sesuatu yang sangat penting untuk dijadikan referensi. Terkadang mereka memiliki pengalaman lebih banyak dari milik kita sendiri. Untuk pelajaran ini, terima kasih, pengalaman.

     SATU KESATUAN
     Oh iya, tidak lupa aku perkenalkan sahabat-sahabatku yang menjadi geng keren dalam kepanitiaan mading ini. Siapa lagi kalau bukan seluruh anggota MWJC (Muda Wijaya Jurnalistic Club) milik SMA Negeri 6 Yogyakarta angkatan 2017 dan 2018.
     (*) urutan penulisan tidak membedakan rasa bangga dan cintaku pada mereka
     Wakilku terbanggakan. Shelly.
     Sekretarisku terbanggakan. Rasya.
     Bendaharaku terbanggakan. Lisa.
     Sie acaraku terbanggakan. Suryo. Alya. Ifah. Isna. dkk
     Sie konsumku terbanggakan. Fatimah. Lusi. Ara. dkk
     Sie dekorasiku terbanggakan. Arka. Ainun. Wisha. Sherin. Pongge. dkk
     Sie humasku terbanggakan. Bagas. Yudhis. dkk
     Sie dokumentasiku terbanggakan. Intan. Habay. dkk
     Sie perkap dan bantuan lainku terbanggakan. Adet. Khusnul. Shafa. dkk
     Juga teman-teman lain yang namanya terlalu indah hingga mungkin belum sempat tersampaikan, tapi sungguh aku bangga juga kepada kalian. Mohon maaf sekali.
     Mungkin perlu aku ceritakan bahwa kepanitiaan kami sebenarnya adalah kepanitiaan sukarela. Jujur saja karena lebih terbiasa mengurusi penerbitan majalah mungkin ini merupakan pengalaman baru untuk kami, dan tidak semuanya memiliki keberanian menerima ini. Total panitia inti mading ada 13, yang lain merupakan panitia yang siap sedia membantu tanpa pamrih. Oleh karenanya aku sangat berterima kasih.
     Beberapa kali kami mengadakan rapat dan aku selalu bersyukur atas kesadaran mereka yang bersedia meluangkan waktu untuk pembahasan acara ini. Usaha dan kinerja yang mereka tunjukkan adalah sesuatu yang perlu kuberi apresiasi.
     Teman yang selalu menjadi alarmku, pemberi saran, pekerja keras. Semuanya (bahkan meski itu hanya datang rapat barang sekali) sangat membantu.
     Berlari ke sana-kemari, ke fotokopian, meminta tanda tangan, bertanya pada informan, melakukan publishing menuju sekolah-sekolah, memasukkan surat pemberitahuan, mencari calon peserta, menjaga pos pendaftaran, memohon izin sekolah, melakukan dekorasi tempat, pulang sore, kadang maghrib, membeli barang a sampai z, kecewa dengan harga penjual, berkorban tenaga dan biaya, gagal bertugas dan perlu mengulang kembali, menunggu orang, diburu waktu. Mendengarnya saja malas, tetapi ketika mereka berhasil melakukannya, aku percaya: panitia madingku luar biasa.
     Emosi maupun rasa cemas adalah hal menarik yang sangat sering dipermainkan di sini.
     Kadang aku tidak sanggup menanganinya dan sekaligus gagal meluapkannya (untuk yang ini aku bersyukur) sehingga hanya terpendam lalu tergantikan dengan pikiran lainnya.
     Setiap makhluk di kepanitiaan ini bersama-sama belajar. Dengan modal pengalaman dan kerjanya masing-masing sebelum di sini, maka kami lagi-lagi harus tetap belajar. Bertemu teman baru dan bekerjasama untuk sama-sama meraih satu tujuan: kesuksesan acara. Semua keluhan, semua masalah, dan semua keributan merupakan proses terhebat yang menjadi pengikat kami. Tidak ada yang merasa dirinya lebih maupun kurang, karena kami berusaha saling memberi apa yang bisa kami beri. Seluruh pemikiran pribadi berkumpul di sini sehingga menjadi satu kesatuan.
     Hal yang tak mampu aku bayar adalah kebersediaan mereka yang tulus dan tanpa pamrih mau untuk ada di sini. Pengalaman bersama mereka begitu bermakna dan penuh hikmah, terima kasih.

     MENCARI JARUM DALAM JERAMI
     Ternyata event perdana memang tidak mudah untuk dikelola. Belum punya nama beken, perlu diinformasikan dengan sangat gencar, harus punya embel-embel yang menarik minat.
     Wilayah pencarian peserta untuk lomba Mading memang cukup besar yaitu SMP/Mts/sederajat se-DIY, tetapi rasanya mencari calon peserta itu bukan hal yang mudah. Publishing bukanlah hal yang sepele. Mungkin ini adalah suatu pembelajaran bagi kami yang belum memaksimalkan masalah publishing, apalagi kegiatan promosi event yang kami lakukan lebih gencar ketika pendaftaran sudah hampir ditutup, sehingga sulit bagi kami untuk meraih jumlah peserta sebanyak target awal.
     Beberapa hal yang mampu kita jadikan media promosi adalah sebagai berikut.

  • Pertama, publish melalui media sosial. Ini sangat perlu dimaksimalkan. Kalau event kita memiliki official account seperti di twitter, instagram, line, atau lainnya maka itu akan sangat bagus karena mampu membantu calon peserta mengetahui informasi-informasi tertentu. Selain itu, tiap personal kepanitiaan perlu melakukan sharing event juga ke media sosial masing-masing dan meminta kawan atau kerabatnya untuk juga melakukan hal yang sama. Hal ini sungguh cukup efektif dan benaran terjadi padaku. Yaitu karena salah satu peserta yang mendaftar di acara kami adalah hasil lobian dari sepupuku yang masih SMP. Sebelumnya kumohonkan padanya agar mau mengajak teman-teman sekolahnya mengikuti acara ini. Awalnya aku tidak yakin itu akan disampaikan, ternyata betulan sekolahnya menjadi pendaftar. Penyebaran informasi lewat media maya ini juga akan lebih efektif lagi kalau kita memiliki kenalan teman-teman famous, wah dijamin kalau share langsung banyak readers-nya. Panitia mading juga meminta bantuan beberapa siswa-siswi Namche yang cukup beken di media sosial untuk ikut mempublikasikan acara kami. Selain itu juga publikasi melalui mention ke akun-akun top seperi Jogja 24 jam, @infosenijogja, dll sebagainya.
  • Kedua, mengutip kata Varrel yaitu pemanfaatan acara lain. Misalnya seperti TOP UP yang mengadakan acara untuk SMP maka aku bisa ikut untuk menyebarkan pamflet di sana. Ini juga merupakan publikasi yang efektif karena peserta TOP UP sendiri ialah kurang lebih 1000 siswa/siswi SMP sehingga itu menjadi sasaran empuk. Hanya saja sayangnya persiapan yang panitia Mading lakukan kala itu belum maksimal karena kami memiliki keterbatasan orang yang ahli desain grafis, apalagi waktu itu juga tidak terlalu cukup untuk mempersiapkan pamfletnya. Juga fokusku terbagi sebab saat itu aku sedang menjadi panitia TOP UP. Maka kami hanya berhasil menyediakan 100 pamflet pada para peserta. 
  • Ketiga, pengadaan akses pendaftaran yang mudah. Misalnya via online, atau via sms. Bisa juga dengan menghadirkan panitia yang kemudian berkeliling sekolah-sekolah untuk menyediakan pendaftaran langsung. Kalau ada hambatan untuk calon peserta, misalkan susah izin ke sekolah atau sulit datang ke pos pendaftaran, maka tugas kita adalah mengejarnya sampai dapat. Perlu adanya kemudahan yang kita berikan untuk para calon peserta yang ingin mendaftar. Hal ini memberikan iming-iming lain untuk para peminat yang agak malas apabila harus susah-susah datang ke tempat pendaftaran. Adanya kemudahan akses pendaftaran bisa menarik perhatian untuk para peminat.
  • Keempat, obrol mengobrol dengan sasaran. Kenalan bisa menjadi salah satu target idaman. Bertemu di tempat umum, tidak sengaja mengobrol di trans jogja, sesekali sisipkan obrolan mengenai kegiatan ini. Minta bantuan untuk ikut publishing, dsb. Untuk poin yang ini memang tidak terlalu efektif, tetapi bagaimana caranya agar tiap personal telah memiliki motivasi pada diri masing-masing untuk berani memperkenalkan dan mempromosikan acaranya.

     Semua pelajaran itu aku simpulkan dari pengalaman yang didapatkan selama pembukaan pendaftaran acara ini. Benar sih tidak konkret, toh aku belum melakukan pengujian dengan penelitian. Tetapi secara kasar, hal itu bisa dikatakan benar.
     Sayangnya di event pertama lomba Mading ini baru berhasil mengumpulkan peserta sebanyak 6 tim, tetapi hal itu sangat kami syukuri. Secara keseluruhan angka 6 itu kami dapatkan pada hari terakhir pendaftaran yaitu tanggal 2 April 2016 lalu (H-seminggu) atau pada saat techincal meeting berlansung. Tentu saja awalnya aku sangat berat hati, tetapi mengingat ini merupakan proses pembelajaran maka kembali aku siaga untuk melanjutkan.
     Keenam tim itu merupakan tim terhebat yang pernah aku temui. Dua tim SMPN 7 Yogyakarta, tim SMPN 5 Yogyakarta, tim SMP IT Ar-Raihan, tim SMP Taman Dewasa Jetis, dan juga tim SMPN 4 Pakem. Kesemuanya memberikan harapan untuk kepanitiaan kami. Mereka adalah jarum-jarum terlancip yang berhasil kami temukan dalam jerami itu. Luar biasa!
     Untuk pengalaman dan pembelajaran dalam pencarian jarum dalam jerami ini, aku merasa itu sangat bermanfaat, terima kasih sekali lagi!

     H-SEMINGGU?
     Peserta yang masih tercatat adalah 6 tim. Ini tentu mencengangkan dan mengerikan untukku pribadi. Ingin rasanya aku memutari tiap sekolah di DIY dari yang terpencil sampai yang terbesar demi untuk menemukan satu tim lagi. Tapi, masalahnya adalah ini H-seminggu!
     Awalnya sih aku masih ingin memberikan peluang bagi pelajar lain yang masih belum mendaftar.
     Tetapi, menurutku “sudahlah tidak usah lagi” bukanlah sesuatu yang merupakan bentuk penyerahan atau keputusasaan. Enak saja. Itu tidak ada dalam kamusku.
     Aku memang tidak lagi mem-booming-kan adanya publikasi untuk menarik peserta, karena aku sudah membuka mata dan menyadari waktunya sebentar lagi. Ini H-seminggu dan sudah bukan waktunya untuk mencari atau menunggu pendaftar lain. Aku mengatakan pada sohib-sohibku di sie acara bahwa ini saatnya untuk kita fokus pada hari H, apa saja yang perlu disiapkan? Bagaimana agar ketika hari H pun tidak terasa sepi hanya karena kita memiliki 6 tim saja? Semua harus 100%. Kita harus mulai fokus memikirkan bagaimana peserta yang sudah mendaftar akan merasa baik di hari H.
     Segala hal harus matang, tidak gosong maupun mentah.
     Bagaimanapun, pembagian tugas hari H sudah harus mulai dilakukan. Siapa yang pertama kali menyambut peserta? Siapa yang menjaga tempat registrasi ulang? Siapa yang menyiapkan segala keperluan barang? Siapa yang mengatur susunan acara? Siapa yang akan memberi sambutan? Sistem penilaiannya bagaimana? Briefing dengan juri, kapan dijadwalkan? Siapa yang bertugas merekap nilai? Korlap? Acara? Perkap? Humas? Dokumentasi? Konsumsi? Semuanya bekerja, tanpa terkecuali …
     H-seminggu selalu terdengar menakutkan apapun kegiatannya. Jadi menurutku tetaplah santai, jagalah diri dari rasa stress. Tetap kuatkan niat dan tujuanmu mengadakan acara ini: untuk Allah, karena Allah swt.

Wah ternyata panjang juga ceritaku sampai di sini, sekedar pengalaman pra hari-H, mungkin tidak berbobot tetapi semoga dapat memberikan manfaat dan hikmah untuk kalian. Semoga suatu saat masih diberikan kesempatan untuk berbagi kisah di hari-H yang super duper penuh pengalaman. Jadi, mungkin ada tambahan akhir kata untuk kalian. Apapun yang kita lakukan adalah sebagai wahana pembelajaran yang perlu dicatat sebagai bahan referensi di kemudian hari. Tentu saja, dengan harapan menjadi lebih baik.

Tetap lakukan yang terbaik dari yang kamu bisa!
Terima kasih pengalaman 🙂

Tinggalkan Balasan